Piloter un centre de reconditionnement VO de façon performante et optimisée est l’enjeu de leurs dirigeants. Dans un contexte de forte tension du marché des véhicules d’occasion rencontrant une forte demande, il devient impératif de traiter dans un minimum de temps le maximum de véhicules tout en respectant les standards de qualité. Par ailleurs, la tension anticipée sur les prix de rachats des véhicules en fin de leasing pousse les centres de reconditionnement à travailler leur rentabilité.
L’organisation de ces usines ne sont clairement pas comparables à des ateliers ou garages où s’effectuent différentes tâches d’après-ventes en fonction des arrivées de véhicules. Il est question de réfléchir non plus en termes de voitures mais de flux. Il devient alors indispensable d’équiper son centre avec les bons outils et notamment d’un logiciel de pilotage performant, respectant cette logique.
Les directeurs d’usine, pour atteindre leurs objectifs, se doivent de travailler sur la standardisation de leur activité. Cela demande de fonctionner avec une organisation industrielle et un outil digital capable d’ordonnancer chaque étape : de la collecte du véhicule à l’expertise et de la traversée d’atelier à la facturation.
Vient alors la question de savoir quelles sont en particulier les fonctionnalités clés que doivent inclure un bon outil de pilotage d’un centre de rénovation VO. C’est ce que nous allons voir à travers cet article.
Les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de pilotage d’un centre de reconditionnement VO
Un outil intégrant l’ensemble de la chaîne de traitement
Bien plus qu’un simple outil de gestion des travaux, de pointage ou de facturation, le logiciel doit permettre un pilotage complet et une vue d’ensemble sur toute l’activité des VO : à partir du mandat du véhicule et sa réception, ainsi que la gestion du parking et ce, jusqu’au diagnostic, expertise, chiffrage, approvisionnement PR, opérations et vérifications.
Ainsi, l’usine se retrouve avec un outil unique capable de donner de la visibilité sur l’ensemble des opérations et sur la performance du site. Cela permet à la fois de simplifier le travail, d’automatiser les tâches mais aussi de permettre aux acteurs de se concentrer sur leur valeur ajoutée sans perdre de temps dans de la paperasse ou des échanges répétés.
Un outil basé sur l’ordonnancement intelligent des VO
L’ordonnancement est incontestablement l’un des principes fondamentaux pour un centre de reconditionnement VO efficace. Il consiste à prioriser l’ordre de passage des véhicules en fonction des différents travaux à effectuer afin de réduire le délai de traitement, de répondre aux délais des clients tout en maximisant le débit des véhicules reconditionnés.
Le coeur de la complexité d’une usine de reconditionnement VO se situe dans l’atelier : si les étapes d’expertise, d’esthétique, de contrôle technique ou encore d’atelier photo prennent environ la même durée pour chaque véhicule, la mécanique, carrosserie et peinture présente une grande variabilité. On passe d’une logique “au véhicule” pour l’ensemble des travaux de la première catégorie, à une logique “heure de travaux” pour la seconde.
Un risque typique est alors de bloquer l’ensemble de l’usine en envoyant simultanément en atelier des véhicules nécessitant de travaux importants : en aval, le travail va venir à manquer, et en amont, les stocks intermédiaires de véhicules vont s’accumuler.
Vous l’aurez compris, ordonnancer ses véhicules peut être un vrai casse-tête ! C’est pour cela qu’un bon progiciel doit prendre en compte différents indicateurs afin de prioriser et accompagner la prise de décision du chef d’atelier.
L’ordonnancement passe par deux axes dans le développement du logiciel : la collecte des informations concernant le véhicule, le client et la situation de l’atelier (1) et le traitement de ces données par le logiciel afin de suggérer un ordonnancement des véhicules (2).
D’abord, c’est la mise à disposition de la bonne information au bon moment, qui va rendre possible une priorisation des véhicules. Le chef d’atelier, homme clé de l’ordonnancement, doit en permanence savoir quels véhicules arrivent en atelier, quels sont les travaux associés, quels sont les ilots disponibles, etc… Autant d’informations capitales pour la priorisation qu’il est inconcevable de perdre un temps fou à aller chercher.
Ensuite, un logiciel performant apporte des fonctionnalités d’aides à la décision, en suggérant par exemple les véhicules pertinents à faire rentrer en atelier, sur la base de ces informations, des travaux devisés et du contexte contractuel avec le client par exemple. Bien entendu, la décision finale doit rester entre les mains du chef d’atelier. Avoir un ordonnancement intelligent revient alors à augmenter sa capacité de VO
Un logiciel qui respecte et s’adapte à l’organisation de l’usine
Pour être clair, tout centre de reconditionnement traitant un volume de VO significatif à l’année (supérieur à 3000) se doit d’adopter une organisation industrielle. C’est-à-dire qu’il doit structurer son centre, ses outils et ses collaborateurs de façon à minimiser les temps morts et maximiser son flux de VO. Sans ce principe fondamental, la performance du centre de reconditionnement ne sera probablement pas au rendez-vous.
De ce fait, le logiciel adopté par l’usine doit être également structuré, pensé et développé de cette même manière. L’avancée de chaque véhicule dans le processus de reconditionnement doit être répliquée et visible dans le logiciel.
Cela dit, chaque usine de reconditionnement VO a sa propre organisation du travail, ses propres méthodes, ses grilles tarifaires, un nombre de collaborateur différent, des sous-traitants spécifiques ou encore des contraintes particulières. Il est alors impératif de se tourner vers un éditeur de logiciel pouvant adapter le produit à tous ces facteurs, sans quoi tant le logiciel que l’usine pourraient ne pas fonctionner à pleine capacité.
Usine de préparation VO, clients, sous traitants : un accès spécifique aux informations pour chaque partie prenante
L’organisation d’une usine VO implique forcément diverses parties prenantes, qui ont chacun leur rôle à jouer :
L’usine de préparation de véhicules d’occasion et ses acteurs (responsable d’exploitation, chef d’atelier, les compagnons, …) : ils sont en charge de reconditionner les VO en fonction des attentes clients et du délai.
Le client : celui qui confie son reconditionnement VO dans le cas d’externalisation de ce travail. Il donne les ordres sur les travaux a effectuer et valide les devis.
Les sous-traitants : lorsque certaines tâches sont traitées par des prestataires extérieures (exemple : le débosselage de la carrosserie). Il y a alors des relations contractuelles entre l’usine VO et le prestataire de service.
Un bon logiciel se doit alors de prendre en compte les acteurs et leur rôle afin que chacun puisse à la fois informer les autres sur l’activité mais aussi accéder aux informations dont ils ont besoins.
Ainsi, les donneurs d’ordre pilotent le reconditionnement, les compagnons réalisent et pointent les différentes étapes du processus, les sous traitants renseignent les devis et les travaux, et enfin, les clients reçoivent en temps réel les informations sur l’état de leurs véhicules.
Finalement on comprend bien que l’accès et le partage d’informations en temps réel est un enjeu pour les utilisateurs puisqu’ils améliorent la qualité du travail et la relation avec tous les collaborateurs.
Cet écosystème doit faire partie intégrante de la solution de pilotage retenue par l’usine de préparation des VO, sans quoi le logiciel serait incomplet et la gestion de l’usine moins efficace. Cela peut se traduire par un accès individuel dans l’outil en fonction du rôle de la personne ou le développement de plusieurs interfaces.
Un logiciel intégrant des indicateurs de performance (KPI) pour accompagner la prise de décision
Anticipation et ajustements au fil de l’eau sont le nerf de la guerre, indispensables pour s’assurer que l’on maîtrise à chaque étape les conséquences du passage de chaque véhicule sur la suite de la chaîne industrielle.
Une usine de reconditionnement VO pérenne est une structure dont l’équilibre financier est positif et capable de couvrir ses propres investissements. La performance économique est donc au coeur du pilotage du centre. C’est pourquoi il est important de définir des indicateurs de performance et de suivre leurs évolutions. Les indicateurs sur la performance globale peuvent être : le délai d’écoulement, les rendements, le volume VO, les contrôles qualité, le suivi des réclamations et des échanges, …
En complément, il est important de suivre aussi des indicateurs plus opérationnels permettant une prise de décision optimale sur le terrain.
On parle alors d’informations concernant les véhicules et ses antécédents, le pointage des opérateurs sur les tâches effectuées ou à effectuer ainsi que les problèmes détectés, pouvant servir aux compagnons et chef d’atelier. On y retrouve aussi le délai depuis lequel un véhicule est entré dans le centre et quand celui-ci doit être livré. Les informations concernant le suivi des commandes des PR (pièces de rechanges) peuvent également être pertinentes pour être plus productif.
Ces différents éléments sont essentiels pour assurer une bonne gestion des VO et des prises de décisions efficaces.
Bilan : quel logiciel choisir pour une gestion efficace de son usine VO ?
Au final très peu de logiciels prennent en compte ces différentes caractéristiques nécessaires aux centres de reconditionnement traitant des flux importants de VO. Sur le marché, les solutions logicielles proposées ne permettent qu’une partie des fonctionnalités citées précédemment et la raison est simple : très peu d’éditeurs ne disposent du recul sur la performance d’une usine de reconditionnement à la philosophie industrielle.
Comment Progicar Remarket vous accompagne dans le pilotage de vos préparations VO ?
Progicar Remarket a été développé en s’appuyant sur l’expérience de plus de 20 ans d’un centre de reconditionnement qui a déjà fait ses preuves. C’est pour cela que Progicar Remarket est le seul logiciel SaaS du marché qui s’adapte à chaque usine en intégrant : la chaîne de traitement complète, un ordonnancement intelligent, des KPI, des informations centralisées ainsi qu’un accès spécifique pour le client.
– Un logiciel qui priorise l’ordonnancement du flux VO
Seul le logiciel de pilotage Progicar Remarket intègre les notions d’ordonnancement avancé sur le marché. Le chef d’atelier coordonne et valide l’ordonnancement du flux VO grâce aux informations sur les travaux devant être effectués et les délais client mises à disposition par le logiciel. Le chef d’atelier dispose ainsi d’un réel outil sur quoi se baser pour ordonnancer ses véhicules.
– Un logiciel modulable et évolutif
Progicar Remarket peut convenir à tout centre de reconditionnement VO puisqu’il est adaptable au fonctionnement du centre. Nous modulons le logiciel en fonction de l’organisation de chaque usine : il est possible d’ajouter ou de supprimer des étapes du flux de traitement comme il est possible d’en modifier l’ordre. Les grilles tarifaires sont personnalisables et les particularités de chaque partie prenante intégrées. Ainsi, le process défini en amont par l’usine est respecté. Cela se fait à l’aide d’une étude d’engineering menée au préalable par Progicar et en concertation avec les équipes.
Aussi, l’amélioration continue est le mot-d’ordre de Progicar. Nos équipes interagissent sans-cesse avec les différents métiers afin d’optimiser l’outil et d’y apporter des fonctionnalités innovantes.
– Un logiciel qui met les clients au coeur du processus de reconditionnement
L’outil a été conçu pour prévoir différents accès pour l’ensemble de l’écosystème : les acteurs de l’usine, les sous traitants et les clients. De ce fait, ces derniers ont également une interface de connexion spécifique leur permettant de suivre en temps réel toutes les informations concernant leurs véhicules : les tâches à réaliser, l’état d’avancé des véhicules ou encore des alertes en cas de blocage d’un véhicule ou d’une ligne. Cette plateforme est également interactive pour le client puisqu’il recevra directement les devis en ligne qu’il pourra modifier au besoin puis valider via son interface client. La circulation et le partage de l’information sont ainsi optimisés et la préparation des VO en sera accélérée.
La mise à disposition en temps réel de toutes ces informations aux clients par l’usine est un gage de satisfaction et de sécurité pour le premier et un gain de temps pour les deux parties.
– Un logiciel orienté performance
C’est en se basant sur des indicateurs et notions clés que Progicar Remarket se démarque. Au-delà d’être un outil et un indicateur de gestion, c’est aussi un indicateur de la performance, permettant au chef d’équipe de réagir rapidement sur les variations de flux, être averti en cas de problèmes quelconques et surtout de prioriser son ordonnancement. Avec le menu “Indicateurs” de Progicar Remarket, tous les centres pourront suivre l’évolution de leurs activités par un suivi des KPI prédéfinis et de ce fait, anticiper et prendre des décisions optimales.
En conclusion, Progicar Remarket est un outil complet, industriel et intégrant les notions de flux, indispensables pour maintenir une cadence de préparation VO soutenue.
Pour en savoir plus sur cet outil, n’hésitez pas à planifier une démonstration de l’outil avec notre équipe !
